Ik zie wekelijks presentaties van meer dan 100 pagina’s voorbij komen. Ik heb dat nooit begrepen. Wat denkt de zender hiermee te (kunnen) bereiken?

Als je je publiek een boodschap wilt meegeven, beperk je dan tot die boodschap, op een begrijpelijke manier. Het kost meer moeite om een kernachtige presentatie te maken dan om er een van 100 pagina’s te maken. De effectiviteit van zo’n presentatie is wel vele malen groter!

Als je je idee niet op één pagina kan uitleggen, is het te ingewikkeld

De tijd van de lijvige handleidingen is voorbij. Tegenwoordig worden producten geleverd met een “quick start guide”: een blaadje met plaatjes om uit te leggen hoe je het product kan gebruiken. Beelden zijn zo veel effectiever dan woorden!

Hoe manage je honderden mini-projecten?

Toen ik gevraagd werd om alle productaanpassingen te managen (honderden per productgroep per jaar), voelde ik de uitdaging om een duidelijk en eenvoudig proces te bouwen. Hoe beslis je welke aanpassingen je wel of niet doet? En hoe bepaal je het belang van commerciële aanpassingen ten opzichte van kwaliteitsverbeteringen, kostenreducties of logistieke aanpassingen?

Ik ben gestart bij de controller met de vraag hoe projecten (veel groter dan aanpassingen) worden beoordeeld. Het antwoord was eenvoudig: er wordt gekeken hoeveel een geïnvesteerde euro oplevert over een bepaalde periode (ROI: Return On Investment). Met de controller heb ik dit vervolgens uitgewerkt voor de aanpassingen. Een commerciële aanpassing zorgt bijvoorbeeld voor hogere verkopen, een kwaliteitsverbetering voor lagere herstelkosten en een kostenreductie voor lagere productiekosten.

One-page business case

Uiteindelijk zijn we gekomen tot een one-page business case: één pagina per voorgestelde aanpassing, die door de juiste mensen in maximaal 20 minuten in te vullen is. Daarmee wordt voor elke aanpassing een ROI bepaald, zijn alle aanpassingen met elkaar vergelijkbaar en kan altijd gekozen worden voor de meest renderende aanpassingen.

De one-page business case met ROI heeft het managen van alle aanpassingen mogelijk gemaakt. Uiteraard zijn er uitzonderingen op de regel, maar ook die zijn verrassend simpel gebleven. Als een aanpassing vanwege nieuwe wetgeving nodig is, wordt deze bijvoorbeeld altijd uitgevoerd ongeacht de ROI. Dit simpele proces werkt nog steeds.

Het programmamanagement is met de one-page business case zo simpel mogelijk geworden, maar niet simpeler. Het vergt voor alle aanpassingen een inschatting van ROI, wat een korte maar belangrijke afweging vraagt van deskundigen. Daarna bestaat het programmamanagement uit het vullen van het programma met de meest renderende aanpassingen, heerlijk simpel.

Ik bied mijn diensten aan vanuit FlapLab.nl. Dat kan in de vorm van adviseren, coachen, faciliteren of in vormen die we samen kunnen ontdekken.