In andere artikelen heb ik aandacht  besteed aan hoe belangrijk het is om een probleem goed te snappen en definiëren. Methodisch ontwerpen start daarom met de probleemdefiniërende fase en Lean Six Sigma met de Define (of Definitie) fase.

Wanneer is je klant tevreden?

De eerste fase eindigt met een probleem- en projectdefinitie. De projectdefinitie legt planning, budget en resultaat vast. Door het (gewenste) resultaat vast te leggen en af stemmen met je klant, voorkom je teleurstellingen.

Goed genoeg

Bij het vaststellen van het gewenste resultaat, is het belangrijk om een uitdagend resultaat te kiezen. Het resultaat moet echter wel realistisch/realiseerbaar zijn. Als het resultaat onvoldoende uitdagend is, zal de klant (uiteindelijk) niet tevreden zijn (en het project minder leuk). Als het resultaat onvoldoende realistisch is, zal het projectteam niet kunnen slagen en zal de klant ook niet tevreden zijn. Door het (gewenste) resultaat aan de voorkant vast te leggen en af te stemmen, is het voor iedereen duidelijk wanneer het project succesvol is.

Geen garanties

Het vastleggen van het gewenste resultaat aan de voorkant van een project zorgt er voor dat er op gestuurd kan worden. Het is echter geen garantie voor het behalen van dat resultaat. Als mij gegarandeerde resultaten, planning en budget worden gevraagd, is mijn antwoord altijd dat ze dat na afloop van het project van mij kunnen krijgen.

Een bekende projectmanagementwijsheid is dat minimaal één van de drie doelen (planning, budget, resultaat) niet vastgelegd kan/moet worden. Voor dit derde doel kan een streven worden afgesproken, maar de werkelijkheid zal variëren met variaties in het project. Ofwel: als resultaat en planning belangrijk zijn, zullen de kosten meebewegen met de loop van het project (bijvoorbeeld door het inhuren van extra personeel en/of het inkopen van extra/betere middelen). En: als planning en budget belangrijk zijn, zal het projectresultaat daarvan afhankelijk zijn.

Vroeg falen

Ten slotte: vroeg falen is een goed projectmanagementprincipe! Wanneer resultaat, planning en/of budget gedurende het project niet haalbaar blijkt, is het goed om het project vroegtijdig te stoppen. Zo worden tijd en geld bespaard. Alternatief is natuurlijk om gedurende het project nieuwe afspraken te maken over te behalen planning, budget en/of resultaat. Het draait om communicatie!

Ik bied mijn diensten aan vanuit FlapLab.nl. Dat kan in de vorm van adviseren, coachen, faciliteren of in vormen die we samen kunnen ontdekken.